איך מנהל מאשר מועמדים מהטלפון, בלי להיכנס למערכת

התשובה הקצרה: המנהל שצריך לאשר מועמדים, מנהל הסניף, מנהל התפעול או הבעלים, לא ייכנס למערכת גיוס. לא היום ולא אחרי הדרכה. אז לא מבקשים ממנו. שולחים לו קישור אחד בוואטסאפ עם הרשימה הקצרה, הוא פותח בלי סיסמה, רואה ליד כל מועמד למה הוא ברשימה, ובוחר: מתאים, לא בטוח או לא מתאים. ההחלטה נשמרת בתיק של המועמד, ולא בצ׳אט. ומה קורה אחרי זה, מחליטה המגייסת.

גילוי נאות: הכותב הוא מייסד HireMind. אין בפוסט מספרים, רק מה שראינו אצל עסקים שמגייסים, ואיך זה בנוי אצלנו.

המנהל לא ייכנס למערכת, וזה לא עניין של עצלות.

מנהלת הסניף עומדת על הרצפה. היא סוגרת סידור עבודה, מקבלת סחורה, מכסה משמרת של מישהי שחלתה. המחשב שלה, אם יש לה, נמצא במשרד מאחור.

מה שיש לה ביד זה הטלפון. והיא תענה על מה שמגיע אליו, אם זה לוקח שתי דקות ולא דורש לזכור סיסמה.

כל עוד התהליך מניח שהיא ״תיכנס לראות״, הוא מניח משהו שלא יקרה. ובינתיים המועמדים מחכים. מי שהגיש ביום ראשון וענה על השאלות באותו ערב, לא מחכה עד חמישי. הוא סוגר במקום שחזר אליו קודם.

שלוש הדרכים שכולם מנסים, ולמה כל אחת נשברת.

1. קבצי PDF בוואטסאפ. המגייסת מעבירה לו חמישה קבצים, אחד אחרי השני. הוא פותח שניים. עונה ״תביאי את השני״, או שולח אגודל, או לא עונה. אחרי שבוע אף אחד לא יודע מי זה ״השני״, למה הראשון לא, ואיפה זה כתוב. התשובה נשארת בצ׳אט ולא בתיק של המועמד. ואם המועמד חוזר בעוד חצי שנה, אין שום זכר למה לא התקדמו איתו.

2. לתת למנהל משתמש במערכת. נשמע מסודר. בפועל הוא מקבל מייל הזמנה, לא מפעיל, שוכח את הסיסמה, ופעם ראשונה שהוא נכנס, הוא רואה מסך מלא בכפתורים שלא קשורים אליו. אחרי פעמיים הוא חוזר לבקש ״תשלחי לי בוואטסאפ״. ובמערכות שמחייבות לפי משתמש, הוא גם עולה כסף כל חודש, גם בחודשים שאין גיוס. איך מערכות גיוס מחייבות מסביר את זה בפירוט.

3. אקסל משותף. טבלה בדרייב עם עמודה ״החלטת מנהל״. בטלפון היא לא נקראת, קורות החיים לא בתוכה, ואת העמודה ממלאת בסוף המגייסת, אחרי שהתקשרה לשאול. למה אקסל לא מחזיק תהליך גיוס זה פוסט נפרד.

בשלושתן אותה בעיה: ההחלטה של המנהל לא נרשמת במקום שבו היא צריכה להיות, ליד המועמד.

איך נראה אישור טוב מהטלפון.

לא משנה באיזה כלי. ככה בודקים אם הוא באמת עובד:

1. קישור אחד לכל הרשימה. לא חמש הודעות. פותחים פעם אחת ועוברים מועמד אחרי מועמד.
2. נפתח בלי סיסמה ובלי משתמש. אם צריך להתחבר, הוא לא יפתח.
3. רואים למה המועמד ברשימה, לא רק את הקובץ. מה חזק אצלו, מה שווה לבדוק, ומה הוא ענה על שאלות הסינון. קורות חיים מלאים זמינים, אבל לא הם הדבר הראשון על המסך.
4. לחיצה אחת לכל מועמד. כן, לא, או ״לא בטוח״. ״לא בטוח״ זו תשובה לגיטימית, והיא עדיפה על שתיקה.
5. סיבה, בלי לכתוב חיבור. כשהוא אומר לא, הוא בוחר סיבה מרשימה קצרה. ככה יודעים אם הבעיה במועמדים או במודעה.
6. התשובה נוחתת בתיק של המועמד. לא בצ׳אט, לא בזיכרון של המגייסת.
7. תזכורת על אותה רשימה. כשהוא לא ענה, שולחים לו תזכורת על אותו קישור, לא רשימה חדשה.

מה עושים: קחו את התהליך שלכם היום ועברו על שבע השורות. כל שורה שחסרה היא מקום שבו מועמד מחכה.

דוגמה להמחשה.

רשת קטנה מגייסת מוכרת לסניף. ביום ראשון בערב מגיעות הגשות, והמועמדות עונות על שלוש שאלות קצרות. ביום שני בעשר בבוקר המגייסת בוחרת ארבע ושולחת למנהלת הסניף קישור אחד בוואטסאפ, עם שורה: ״אשמח לתשובה עד שלוש, כדי שנקבע ראיונות למחר״.

בהפסקת הצהריים המנהלת פותחת. שתיים מתאימות לראיון. אחת לא מתאימה, סיבה: מיקום או זמינות. על אחת היא לא בטוחה וכותבת ״לבדוק אם יכולה בשישי״. המגייסת רואה את זה במערכת עוד באותו יום, מתקשרת לבדוק את השישי, וקובעת שלושה ראיונות ליום שלישי.

זו דוגמה להמחשה, לא נתון. בדרך הישנה אותן ארבע היו נשלחות כקבצים, והתשובה הייתה מגיעה ביום רביעי, אם בכלל.

איך זה עובד ב-HireMind.

• קישור אחד לרשימה קצרה. המגייסת בוחרת כמה מועמדים ושולחת למנהל קישור אחד. הוא פותח בלי משתמש ובלי סיסמה.
• בוואטסאפ או במייל. בוואטסאפ ההודעה יוצאת מתבנית רשמית שאושרה מראש, יש תבנית לרשימה נוספת לאותו מנהל, ותבנית תזכורת על רשימה שכבר נשלחה.
• מה המנהל רואה. ליד כל מועמד: דירוג A, B או C, הסיבה בכתב מחולקת ל״מה חזק אצלו״ ול״מה שווה לבדוק״, התשובות שלו לשאלות הסינון, וקורות החיים המלאים.
• מה הוא בוחר. מתאים לראיון, לא בטוח, או לא מתאים. ב״לא מתאים״ הוא בוחר סיבה: חסר ניסיון, מנוסה מדי, לא מתאים לתפקיד, ציפיות שכר, מיקום או זמינות, או ״אחר״, ושם מבקשים ממנו לפרט. אפשר להוסיף הערה לצוות הגיוס על כל מועמד. בנייד אפשר גם להחליק ימינה או שמאלה, ובמחשב יש קיצורי מקלדת.
• מה קורה כשהוא מסיים. הוא רואה ״התשובות נשמרו ונשלחו לצוות הגיוס״. ההחלטה נשמרת בתיק של כל מועמד, והמגייסת רואה אותה במערכת.
• מאובטח, בלי תאריך תפוגה. הקישור עצמו לא נשמר אצלנו, רק טביעה מוצפנת שלו. הוא לא פג מעצמו אחרי כמה ימים, כי מנהל שפותח אותו בשבוע הבא לא צריך לגלות שהוא מת. הוא תקף עד שהמגייסת מבטלת אותו, ושני הצדדים רואים מתי הוא נשלח.

ההחלטה של המנהל היא החלטה של בן אדם, והיא לא מפעילה שום דבר לבד. אין הודעת דחייה שיוצאת אוטומטית כי הוא לחץ ״לא מתאים״. מה שקורה הלאה, ראיון, הודעה או המתנה, נשאר בידיים של המגייסת.

איך גורמים למנהל לענות באמת.

הכלי עושה חצי מהעבודה. את החצי השני עושים בהרגלים:

• שולחים באותו יום. המועמדים ענו אתמול בערב? הרשימה אצל המנהל הבוקר. כל יום שהיא מחכה אצלכם, מישהו מהם סוגר במקום אחר.
• שלושה עד חמישה, לא עשרים. רשימה ארוכה היא בקשה ממנו לעשות את הסינון. רשימה קצרה היא בקשה להחליט.
• מבקשים תשובה עד שעה מסוימת. ״עד שלוש היום״ עובד יותר טוב מ״כשיהיה לך זמן״. תכתבו גם למה: ״כדי לקבוע ראיונות למחר״.
• מסכמים מראש מי מאשר כשהוא לא נמצא. חופש, מילואים, חג. אם אין מחליף, הרשימה מחכה איתו.
• תזכורת אחת, בנימוס, על אותו קישור. לא רשימה חדשה ולא שיחת טלפון. ואם גם אחרי התזכורת אין תשובה, מרימים טלפון.
• מראים לו מה יצא מזה. ״שתיים שאישרת הגיעו לראיון, אחת מתחילה ביום ראשון״. מנהל שרואה שהתשובה שלו הזיזה משהו, עונה מהר יותר בפעם הבאה.

מה עושים: בפעם הבאה ששולחים למנהל מועמדים, תכתבו בהודעה כמה הם, עד מתי צריך תשובה, ולמה. שלוש שורות.

מנהל שעונה באותו יום חוסך לכם את הימים שבהם מועמד טוב מחכה ובסוף סוגר במקום אחר. איפה הימים הולכים בגיוס, שלב אחרי שלב. ואם אתם רוצים לראות איך המנהל שלכם מאשר מהטלפון, השאירו פרטים ונראה לכם, 15 דקות, על משרה אמיתית שלכם.