איך מנהלים גיוס של עשרות משרות במקביל, כשאתם אחת או שתיים

התשובה הקצרה: כשיש עשרות משרות פתוחות ואתם אחת או שתיים, אי אפשר לטפל בכולן באותה רמה, ולא צריך. צריך רשימה אחת של כל המשרות, עם אחראי ודחיפות לכל אחת. תהליך אחד לכל משפחת תפקידים, במקום תהליך אחר לכל משרה. דרישות כתובות לפני שמפרסמים. 20 דקות קבועות בכל בוקר, ושיחה שבועית קצרה עם כל מנהל. וכללים פשוטים כמה זמן כל אחד מחזיק מועמד לפני שהוא עונה. השאר זה משמעת.

גילוי נאות: הכותב הוא מייסד HireMind, מערכת גיוס. השיטה עובדת גם בטבלה, ובסוף הפוסט כתוב איפה הטבלה נשברת ומה המערכת שלנו עושה בדיוק. זמני התגובה כאן הם הצעה שלנו, לא נתון ענפי.

רשימה אחת, ולכל משרה יש בעלים.

הבעיה הראשונה בעשרים משרות היא לא חוסר במועמדים. היא שאף אחד לא יודע בדיוק מה פתוח. משרה אחת במייל של מנהל הסניף, שתיים בקבוצת וואטסאפ, ועוד אחת שכבר אוישה ואף אחד לא סגר.

אז מתחילים מרשימה אחת. לכל משרה שורה, ובכל שורה שישה דברים: התפקיד, הסניף, מי האחראית מצד משאבי אנוש, מי המנהל שמחליט, דחיפות, ותאריך יעד לאיוש.

הדחיפות היא העמודה שהכי חשובה, ושלוש שאלות קובעות אותה:

1. מה קורה לעסק כל יום שהכיסא ריק? משמרת ערב בלי אחמ״ש זה סניף שנסגר מוקדם. עוד מוכרת לסוף שבוע זה נחמד.
2. כמה קשה למלא אותה? נהג עם רישיון, טבח, משמרות לילה. משרה שמביאה מעט מועמדים צריכה להתחיל קודם.
3. כמה זמן היא כבר פתוחה? משרה שעברה את היעד עולה ברמה.

שתי תשובות של ״הרבה״ מתוך שלוש: דחיפות גבוהה. שלוש רמות בלבד, גבוהה, רגילה ונמוכה. אם הכל דחוף, כלום לא דחוף.

מה עושים: היום, לפני כל דבר אחר, פותחים את הרשימה ומוחקים כל משרה שאוישה או שהמנהל כבר לא צריך. בדרך כלל מגלים שיש פחות משרות ממה שחשבתם, ויותר מהן דחופות ממה שסימנתם.

תהליך אחד לכל משפחת תפקידים, לא לכל משרה.

שש קופאיות בשישה סניפים הן לא שש משרות שונות. הן משרה אחת שמתפרסמת שש פעמים. אותם שלבים, אותן שאלות סינון, אותן הודעות למועמד, אותו מבנה ראיון. מה שמשתנה זה הכתובת, המשמרות ושם המנהל.

ברוב העסקים יש שלוש או ארבע משפחות: שירות ומכירה, מטבח או מחסן, ניהול משמרת, ומשרד. לכל משפחה כותבים פעם אחת את השאלות, את ההודעות ואת השלבים. משרה חדשה באותה משפחה נפתחת ברבע שעה, ולא בבוקר שלם. איך בונים שאלות סינון ומבחן קצר לפי תפקיד עושה את החלק הזה בפירוט.

דרישות כתובות לפני שמפרסמים.

רוב הזמן שהולך על משרות במקביל הוא לא בקריאה. הוא במנהל שאומר ״לא, זה לא מה שחיפשתי״ אחרי שכבר זימנתם חמישה.

לכן, לפני שמשרה עולה, המנהל מאשר בכתב (גם הודעת וואטסאפ נחשבת) חמישה דברים: שלוש עד חמש דרישות חובה, מה נחמד שיהיה אבל לא חובה, מה פוסל מיד (שעות, אזור, ניסיון), טווח שכר, ומתי הוא פנוי לראיונות בשבוע הקרוב. בלי זה המשרה לא עולה. זה נשמע נוקשה, וזה חוסך את השיחה הכי מתסכלת בגיוס.

20 דקות בבוקר, באותו סדר.

עם עשרות משרות, מה שלא קורה בשעה קבועה לא קורה. עשרים דקות, כל בוקר, באותו סדר:

1. 5 דקות: מי ענה ומחכה לכם. מועמדים שכתבו בוואטסאפ או במייל ולא קיבלו תשובה. מתחילים מהם, כי הם כבר מעוניינים.
2. 5 דקות: הגשות חדשות במשרות הדחופות. מי מתאים, מי לא, ותשובה ראשונה לכל מי שמתאים. המשרות ברמה רגילה מחכות לסוף היום.
3. 5 דקות: מה תקוע אצל מנהלים. תזכורת אחת, קצרה, לכל מנהל שמחזיק מועמד מעבר לזמן שסיכמתם.
4. 5 דקות: הראיונות של מחר. כל מועמד אישר בכתב? מי שלא אישר עד הערב, מקבל הודעה אחת, ואם אין תשובה, השעה עוברת למועמד הבא.

זה הכל. לא עוברים על כל המשרות כל בוקר. עוברים על מה שזז.

חצי שעה בשבוע עם כל מנהל, עם סדר יום קבוע.

מנהלים שלא עונים: כל מי שמגייסת לכמה סניפים מכירה את זה. השיחה השבועית פותרת את רוב זה, כי היא הופכת את ההחלטות לפגישה קבועה ולא לבקשה בין משמרות.

עד חצי שעה, בטלפון או בסניף, וכל מנהל עם משרה פתוחה. מנהל עם משרה אחת יסיים בעשר דקות. סדר היום:

1. המשרות שלו, אחת אחת. כמה מועמדים בתהליך, ומי מחכה לתשובה שלו.
2. החלטות עכשיו. כל מועמד שמחכה לו, מתאים או לא, בשיחה הזאת.
3. הדרישות עדיין נכונות? משרה שלא זזה שבועיים צריכה שינוי: במשמרות, בשכר, או בדרישה אחת שאפשר לוותר עליה.
4. דחיפות. משהו השתנה? מישהו התפטר, נפתח צורך חדש?
5. שעות לראיונות בשבוע הבא. שתיים או שלוש, ביומן, עכשיו.

זמני תגובה פנימיים, בימי עבודה.

כשאין כללים, כל אחד עונה מתי שנוח לו, והמועמד מחכה בכל שלב. אין תקן ענפי לזה, אז הנה נקודת פתיחה שאפשר לשנות לפי העסק:

סופרים בימי עבודה, ראשון עד חמישי בלי חגים. אחרת כל סוף שבוע נראה כמו עיכוב, ובתשרי כל המשרות ״תקועות״. ומה עושים כשמישהו חורג? פעם אחת תזכורת, ובשיחה השבועית מדברים על זה. לא יותר.

מועמד אחד, כמה משרות.

עם עשרים משרות זה יקרה כל שבוע: מועמדת הגישה לקופה בסניף אחד, והיא מתאימה בדיוק לאחמ״שית בסניף אחר. או שאותו אדם הגיש לשלוש משרות.

הכלל: מועמד אחד, תיק אחד. מחליטים יחד איתו לאן הוא הולך קודם, בדרך כלל למשרה הדחופה יותר או לזו שהוא מעדיף. לא שולחים אותו לשני מנהלים במקביל בלי לספר לאף אחד מהם.

ומי שלא נבחר הפעם לא הולך לפח. מועמד ברמה טובה שהפסיד לאחר נשאר במאגר עם הערה קצרה. לפני שמפרסמים משרה חדשה, מסתכלים קודם במאגר. מועמד שכבר דיברתם איתו זול יותר מכל מודעה.

ארבעה מספרים לכל משרה, לא יותר.

בשיחה השבועית לא צריך דוח. מספיק להסתכל על ארבעה דברים לכל משרה: כמה ימים היא פתוחה מול היעד, כמה מועמדים באמת בתהליך (לא כמה הגישו), כמה מחכים לתשובה מכם או מהמנהל, וכמה ראיונות קבועים לשבוע הקרוב. משרה עם אפס ראיונות קבועים היא המשרה שצריך לדבר עליה. איך סופרים כל מספר, ומה עושים כשהוא חורג, נמצא במדריך למדדי גיוס.

דוגמה להמחשה: רשת מזון, 6 סניפים, 18 משרות.

זו דוגמה להמחשה, לא לקוח אמיתי. רשת מזון עם שישה סניפים, מנהלת משאבי אנוש במשרה מלאה ועוזרת בחצי משרה. 18 משרות פתוחות: תשע בשירות ובקופה, שש במטבח, שלוש של אחמ״שים.

במקום 18 תהליכים, יש להן שלוש משפחות, כל אחת עם שאלות והודעות משלה. מתוך ה-18, חמש מסומנות בדחיפות גבוהה: שלושת האחמ״שים (בלי אחמ״ש אין משמרת ערב) ושני טבחים בסניפים שבהם המטבח עובד בחסר. תשע רגילות, וארבע נמוכות.

המנהלת לוקחת את החמש הדחופות ואת המטבח, העוזרת את השירות והקופה. עשרים דקות בבוקר לכל אחת, ובמשך השבוע עד חצי שעה עם כל אחד משישת מנהלי הסניפים. מנהל עם משרה אחת מסיים מהר, אז בפועל זה בערך שעתיים בשבוע של שיחות, במקום עשרות הודעות מפוזרות.

מה משתנה? לא כמות המועמדים. משתנה זה שאף משרה דחופה לא מחכה למשרה רגילה, וכל מנהל יודע מתי שואלים אותו.

איפה הטבלה נשברת.

את כל זה אפשר לעשות בטבלה, ועם כמה משרות כדאי. עם עשרות משרות בכמה סניפים, הטבלה מתחילה להיכשל בשלושה מקומות: היא לא יודעת כמה זמן מועמד מחכה בשלב, היא לא מזהה את אותו אדם בשתי משרות, והיא לא מזכירה לאף אחד את המנהל שלא ענה. מתי הטבלה מספיקה, ומתי היא מתחילה לעלות כסף עושה את החשבון המלא.

איך זה נראה ב-HireMind.

• לכל משרה אחראי, דחיפות ויעד לאיוש. טבלת המשרות מראה כמה ימים כל משרה פתוחה וכמה ימים היא אחרי היעד, ואפשר לסנן לפי אחראי.
• מסך פתיחה שמסדר את העבודה של היום. מי ענה ומחכה, מועמדים טובים שאף אחד לא דיבר איתם, ומי תקוע. מועמדים במשרה בדחיפות גבוהה עולים גבוה יותר.
• שלבים שאתם מגדירים, לכל המשרות. לכל שלב זמן יעד בימי עבודה בישראל, בלי שישי, שבת וחגים, והמערכת מראה מי עבר אותו.
• המנהל מאשר מקישור, בלי להתחבר. מועמד שנשלח אליו ולא קיבל תשובה תוך יומיים עבודה מופיע במסך הפתיחה תחת ״המנהל טרם החליט״, עם כפתור לתזכר. איך נראה האישור מהצד של המנהל.
• מאגר אחד לכל המשרות, בלי כפילויות. כשהרקע של מועמד מתאים למשרה פתוחה אחרת, מופיע לידו ״מתאים למשרה אחרת״. מעבירים אותו בלחיצה, והמועמדות הראשונה נשארת כמו שהיא. אדם מחליט, לא המערכת.
• כתובת מייל לכל משרה והעלאה בכמויות, כדי שקורות חיים מלוחות ומהמלצות לא יישארו בתיבה של מישהו.
• דירוג A/B/C עם סיבה כתובה, בלי מכסה. המחיר תלוי רק במספר המשרות הפעילות: עד 20 משרות פעילות ב-1,290 ₪ לחודש לפני מע״מ, עם משתמשים ללא הגבלה.

ומה זה לא: HireMind היא מערכת גיוס. אם אתם צריכים גם שכר, נוכחות ותיק עובד, זה מוצר אחר.

רוצים לבדוק את זה על המשרות שלכם? הפוסט איפה הימים הולכים בגיוס עוזר למצוא איפה הן נתקעות היום. ואם תרצו לראות את הרשימה שלכם בתוך המערכת, השאירו פרטים: 15 דקות, על משרה אמיתית שלכם.