התשובה הקצרה: הודעה למועמד בוואטסאפ היא לא מייל קצר. היא קצרה יותר, בלשון זכר ונקבה, עם פעולה אחת בסוף, ומחשבון עסקי רשמי כדי שתגיע. למטה שמונה הודעות מוכנות להעתקה, לכל שלב מההגשה ועד הדחייה. החוק דורש מרוב המעסיקים לעדכן מועמד בכתב לפחות אחת לחודשיים ולהודיע על אי קבלה תוך 14 יום מאיוש המשרה, ופוטר עסקים עם עד 25 עובדים, עבודות של עד 30 יום וענף ההסעדה. אנחנו ממליצים לענות גם אם אתם פטורים, כי מי שלא נענה לא חוזר, ומספר.
גילוי נאות: הכותב הוא מייסד HireMind. ההודעות כאן הן דוגמאות להעתקה ולשינוי; התבניות שיוצאות מהמערכת שלנו עוברות אישור של Meta לפני השימוש. ומה שכתוב על החוק הוא הסבר, לא ייעוץ משפטי.
למה הודעת וואטסאפ היא לא מייל קצר
מייל קוראים ליד שולחן. הודעת וואטסאפ קוראים בתור, בין הודעה מהגן להודעה מהחבר, בשתי שניות. לכן שלושה כללים:
- פעולה אחת בסוף. קישור, או ״תענה כן״, או כלום. לא ״תבחר שעה ותשלח תעודת זהות ותאשר שקראת״.
- זכר ונקבה בכל פנייה. ״זמין/ה״, ״תבחר/י״. גם כשיודעים למי כותבים, התבנית משרתת את כולם, וחוק שוויון ההזדמנויות בעבודה חל על מודעות ועל פניות.
- שם, משרה, מי כותב. מועמד שהגיש לשמונה מקומות לא זוכר מי אתם. כל הודעה מתחילה בשם שלו ובשם העסק ונגמרת בשם של מי ששלח.
שמונה הודעות, לכל שלב
השמות בהודעות הם דוגמה. החלק בסוגריים מרובעים הוא מה שמשתנה.
1. אישור קבלה, וגישה לוואטסאפ תוך דקה מההגשה
ב-HireMind אפשר לתת למועמד גישה לוואטסאפ תוך דקה מההגשה: כפתור ״המשיכו בוואטסאפ״ שפותח שיחה עם המספר העסקי, ומה שהוא כותב שם נכנס לתיק שלו. מפעילים את זה במשרות שבוחרים, בדרך כלל כאלה שמגיעים אליהן מעט מועמדים איכותיים. ואם תרצו לשלוח לו אישור קבלה משלכם, זה נוסח שעובד:
היי [שם], קיבלנו את המועמדות שלך למשרת [משרה] ב[עסק]. תודה! השלב הבא: שלוש שאלות קצרות, לוקח שתי דקות: [קישור]. אחרי זה נחזור אליך תוך יום עבודה. [שם השולח/ת], [עסק].
ההודעה הזאת היא ההבדל בין מועמד שעונה למועמד שכבר בראיון אצל מישהו אחר. למה הדקה הזאת חשובה.
2. קישור למבחן קצר
היי [שם], תודה על התשובות. השלב הבא הוא מבחן קצר של עשר דקות, מהטלפון, בלי הכנה: [קישור]. אפשר לעשות אותו עד [יום]. שאלות? תכתוב/י לי כאן. [שם השולח/ת].
המבחן רץ בעמוד, לא בצ׳אט. הוואטסאפ מוסר את הקישור. מה שמים במבחן.
3. זימון לראיון, עם בחירת שעה
היי [שם], זו [שם השולח/ת] מ[עסק]. עברת את השלב הראשון למשרת [משרה] ואנחנו רוצים לפגוש אותך. תבחר/י שעה שנוחה לך כאן: [קישור ליומן]. הראיון ב[מקום], בערך [משך]. נתראה!
בלי ״מתי נוח לך?״ בטקסט חופשי. הקישור הוא ליומן שלכם, והמועמד בוחר לבד.
4. אישור השעה שנבחרה
מעולה, [שם]. נתראה ב[יום] ב[שעה] ב[כתובת]. לשאול את [שם המראיין/ת]. אם משהו משתנה, תכתוב/י לי כאן.
5. תזכורת ביום שלפני
היי [שם], תזכורת: הראיון שלך מחר ב[שעה] ב[עסק], [כתובת]. לשאול את [שם]. אם משהו השתנה, תכתוב/י לי כאן ונמצא שעה אחרת.
המשפט האחרון הוא הסיבה שהתזכורת עובדת: מי שלא יכול להגיע אומר, במקום לא להופיע, והשעה מתפנה למועמד הבא.
6. עדכון ביניים, כשההחלטה מתעכבת
היי [שם], רציתי לעדכן: עדיין לא סגרנו את משרת [משרה], ואת/ה עדיין בתמונה. נדע יותר עד [תאריך]. תודה על הסבלנות. [שם השולח/ת], [עסק].
זו ההודעה שהחוק מבקש לפחות אחת לחודשיים, ושרוב המועמדים לא מקבלים מאף אחד.
7. דחייה אחרי סינון, לפני ראיון
היי [שם], תודה שהגשת מועמדות למשרת [משרה] ב[עסק]. הפעם בחרנו להמשיך עם מועמדים אחרים. אם תרצה/י, נשמור את הפרטים שלך למשרות הבאות אצלנו. בהצלחה, [שם השולח/ת].
8. דחייה אחרי ראיון
היי [שם], תודה שהגעת לראיון למשרת [משרה] ב[עסק]. בחרנו להמשיך עם מועמד אחר לתפקיד הזה. נהניתי לפגוש אותך, ואם תיפתח משרה שמתאימה, אכתוב לך. בהצלחה, [שם השולח/ת].
בלי ״לצערנו״ שלוש פעמים, בלי סיבה שאפשר להתווכח איתה, ובלי שאלות בסוף. ואם המועמד עונה, עונים לו.
מה החוק דורש, ולמי יש פטור
חוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה, בתיקון שנכנס לתוקף ב-2015, מטיל על מעסיק שתי חובות כלפי מי שמשתתף בהליך מיון: לעדכן אותו בכתב על ההתקדמות לפחות אחת לחודשיים מתחילת ההליך, ולהודיע לו בכתב על אי קבלה תוך 14 ימים מהיום שהמשרה אוישה. הודעה בוואטסאפ או במייל נחשבת בכתב. לפי התקנות, ההודעה מזהה את המעסיק ואת המועמד, את המשרה, את מי שניהל את המיון ואת מי ששולח, בשמו ובתפקידו. הודעות 6, 7 ו-8 למעלה עונות על זה.
שלושה פטורים: מעסיק שמעסיק עד 25 עובדים, עבודה של עד 30 ימים, וענף ההסעדה. הרבה מהעסקים שאנחנו עובדים איתם פטורים, וזה בדיוק המקום להגיד: תענו בכל מקרה. מועמד שלא נענה מספר על זה בקבוצה שבה פרסמתם את המשרה. מועמד שנענה יפה מגיש שוב בפעם הבאה, ובינתיים הוא לקוח. מה עוד צריך להגיד למועמד כשמסננים עם AI, כולל הזכות לבקש בדיקה אנושית.
וזה הסבר, לא ייעוץ משפטי. במקרה גבולי שואלים עורך דין.
שני הכללים של Meta שקובעים אם ההודעה תגיע
- הודעה שהעסק פותח חייבת להיות תבנית מאושרת. מחשבון וואטסאפ עסקי רשמי, דרך Meta, כל הודעה ראשונה למועמד, וכל הודעה אחרי 24 שעות בלי תגובה ממנו, יוצאת מתבנית ש-Meta אישרה מראש. זו הסיבה שהניסוחים למעלה קצרים וקבועים, עם חלקים שמשתנים בסוגריים: ככה תבנית נראית.
- אחרי שהמועמד ענה, יש 24 שעות של שיחה חופשית. בתוך החלון הזה עונים לו כמו לבן אדם, בלי תבנית. עבר יום בלי תשובה ממנו, חוזרים לתבנית.
הודעות מהטלפון הפרטי של המגייסת לא כפופות לכללים האלה, וגם לא לשום דבר אחר: אין תיעוד, אין שעות שקט, ואין מי שיודע מה נאמר. ההבדל בין בוט על מספר אישי לחשבון עסקי רשמי.
מה ההודעה לא מכילה
- סיבה שקשורה לגיל, מגדר, דת, מוצא או מצב משפחתי. גם לא ברמז.
- ״ה-AI דחה״. אצלנו אף מועמד לא נדחה על ידי המערכת; היא מדרגת ומסבירה, ובן אדם לוחץ. אם כותבים שהדירוג הוא אוטומטי, כותבים גם איך לבקש בדיקה אנושית.
- פרטים של מועמדים אחרים. ״בחרנו מישהו עם יותר ניסיון״ הוא לא רק מיותר, הוא מזמין ויכוח.
- שאלה בסוף הודעת דחייה. נגמר.
איך זה עובד ב-HireMind
הודעות 1 עד 5 יוצאות מהמערכת מתבניות שאושרו ב-Meta, כשמישהו בצוות שולח אותן, או לפי כללים שהגדרתם: תזכורות ושליחה לפי דירוג, ממסלול צמיחה. במשרות שהפעלתם בהן את הגישה לוואטסאפ, המועמד יכול לכתוב לכם תוך דקה מההגשה. הקישור ליומן שלכם נכנס לתבנית הזימון לבד. הודעות 7 ו-8 הן החלטה של בן אדם, כל פעם, עם התבנית מוכנה. ואם אתם רוצים לשמוע איך זה ייראה אצלכם, השאירו פרטים ונחזור אליכם.
ארבע מההודעות האלה, אישור קבלה, זימון, תזכורת ותשובה שלילית, נמצאות גם בערכת הגיוס שאנחנו שולחים במתנה למי שמשאיר פרטים, יחד עם מודעה, שאלות ומבחן לחמישה תפקידים.